Di era digital saat ini, data pribadi menjadi salah satu aset paling berharga, baik bagi individu maupun perusahaan. Hampir seluruh aktivitas sehari-hari mulai dari berbelanja online, mengajukan pinjaman, hingga bekerja melibatkan pemberian data pribadi. Namun, di sisi lain, meningkat pula risiko penyalahgunaan data seperti pencurian identitas, penipuan, dan kebocoran informasi sensitif.
Sebagai respons, pemerintah Indonesia mengesahkan Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP) No. 27 Tahun 2022, yang sudah berlaku sejak 17 Oktober 2024. Regulasi ini menjadi tonggak penting dalam menjaga hak privasi masyarakat sekaligus memberi panduan jelas bagi perusahaan dalam mengelola data pribadi.
Bagi perusahaan, kepatuhan terhadap UU PDP bukan hanya kewajiban hukum, tetapi juga kunci dalam membangun kepercayaan pelanggan dan menjaga keberlangsungan bisnis.
Definisi Perlindungan Data Pribadi Menurut UU PDP
UU PDP mendefinisikan perlindungan data pribadi sebagai keseluruhan upaya untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan data pribadi dalam setiap proses pengolahan, guna menjamin hak konstitusional subjek data pribadi.
Dua Kategori Data Pribadi Menurut UU PDP
UU PDP (Pasal 4) membagi data pribadi menjadi dua kategori besar: data pribadi umum dan data pribadi spesifik (sensitif).
Data pribadi umum mencakup informasi dasar yang sering digunakan dalam kehidupan sehari-hari, misalnya:
nama lengkap,
jenis kelamin,
agama,
status perkawinan,
atau data lain yang bila digabungkan bisa mengidentifikasi seseorang, seperti nomor telepon atau alamat.
Data pribadi spesifik (sensitif) adalah data yang sifatnya lebih rentan karena jika disalahgunakan bisa berdampak serius pada individu. Termasuk di dalamnya:
data dan informasi kesehatan,
data biometrik seperti sidik jari atau retina mata,
data genetika,
catatan kejahatan,
data anak,
data keuangan pribadi,
serta informasi lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.
Kewajiban Perusahaan sebagai Pengendali Data
Perusahaan yang mengelola data pribadi bertindak sebagai pengendali data (data controller) dan memikul tanggung jawab sesuai UU PDP. Setiap pemrosesan data harus memiliki dasar hukum yang sah, disertai transparansi mengenai tujuan, jangka waktu penyimpanan, serta hak subjek data.
Pengendali data juga wajib menyimpan bukti persetujuan, mencatat seluruh aktivitas pemrosesan, dan memberikan akses kepada pemilik data dalam waktu maksimal tiga hari. Dalam kasus berisiko tinggi, diperlukan penilaian dampak perlindungan data.
Selain itu, aspek keamanan menjadi kewajiban mutlak, termasuk penggunaan enkripsi dan sistem perlindungan yang mencegah akses ilegal maupun kebocoran data.
Peran Strategis ERP dalam Era Kepatuhan Data
Dengan berlakunya UU PDP, perusahaan dituntut tidak hanya patuh secara hukum, tetapi juga mampu menjaga kepercayaan karyawan, pelanggan, dan mitra bisnis. Kepatuhan ini menuntut sinergi antara kebijakan internal, edukasi karyawan, dan dukungan teknologi yang tepat.
Solusi teknologi yang dapat menjawab kebutuhan tersebut adalah Enterprise Resource Planning (ERP). Sebagai sistem terintegrasi yang mengelola berbagai fungsi bisnis, ERP memungkinkan data perusahaan diatur secara konsisten, transparan, dan aman. Hal ini menjadikan ERP bukan hanya alat operasional untuk meningkatkan efisiensi, tetapi juga bagian penting dari strategi perlindungan data perusahaan.
Dalam konteks UU PDP, ERP mendukung kepatuhan melalui fitur-fitur utama, antara lain:
Role-Based Access Control → memastikan hanya pihak berwenang yang dapat mengakses data sensitif.
Audit Trail dan Logging → mencatat aktivitas pengguna, sehingga memudahkan investigasi dan meningkatkan akuntabilitas.
Enkripsi Data → menjaga kerahasiaan informasi baik saat disimpan maupun saat ditransfer.
Manajemen Siklus Hidup Data → mendukung penghapusan atau anonimisasi sesuai ketentuan UU PDP.
Dengan demikian, ERP berperan strategis dalam membantu perusahaan memandang kepatuhan terhadap UU PDP bukan sebagai beban tambahan, melainkan sebagai peluang untuk memperkuat tata kelola, membangun kepercayaan publik, dan mendorong pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan di era digital.
