Laporan Stok Barang: Pengertian, Manfaat, dan Contohnya

Ketidakteraturan dalam pencatatan stok dapat berdampak serius terhadap operasional perusahaan—mulai dari kekurangan barang saat dibutuhkan hingga kelebihan stok yang menghambat arus kas. Permasalahan ini kerap terjadi ketika laporan stok barang tidak disusun secara sistematis dan berkelanjutan.

Padahal, menyusun laporan stok bukan sekadar mencatat jumlah persediaan, melainkan langkah strategis yang membawa banyak manfaat bagi perusahaan. Artikel ini akan membahas terkait laporan stok barang baik secara manfaat dan contohnya.

Stok barang adalah jumlah persediaan barang yang dimiliki oleh suatu perusahaan. Stok barang tersebut bisa dipergunakan untuk dijual atau digunakan dalam operasional bisnis. Barang itu sendiri bisa dipecah menjadi beberapa jenis:

• Barang bahan baku.

• Barang setengah jadi.

• Barang jadi.

Laporan stok barang adalah elemen penting dalam manajemen inventaris perusahaan. Tanpa laporan stok barang yang akurat, bisnis bisa menghadapi berbagai masalah operasional yang berdampak buruk terhadap keuntungan dan kepuasan pelanggan. Agar lebih terbayang, berikut contoh kasus yang terjadi di lapangan:

• Contoh kasus 1
  Sebuah supermarket besar sering mengalami kehilangan stok barang seperti susu dan minuman ringan, tetapi tidak ada laporan stok barang yang dapat digunakan untuk mengecek penyebabnya. Setelah dilakukan investigasi, ternyata ada karyawan yang mencuri produk tersebut sedikit demi sedikit tanpa terdeteksi. Jika laporan stok digunakan dengan baik, manajemen bisa lebih cepat menemukan adanya selisih stok yang mencurigakan dan segera mengambil tindakan.

• Contoh kasus 2
  Sebuah toko kosmetik sering mendapatkan permintaan tinggi untuk produk lipstik tertentu yang sedang viral di media sosial. Namun, karena tidak ada laporan stok yang baik, mereka baru menyadari stok habis ketika pelanggan terus bertanya. Saat akhirnya mereka melakukan pemesanan ulang, produk tersebut sudah tidak trend lagi dan pelanggan telah beralih ke toko pesaing yang lebih cepat dalam memenuhi permintaan pasar.

Banyak manfaat kenapa perusahaan sangat membutuhkan laporan stok barang. Berikut  beberapa manfaat laporan stok barang:

• Memantau jumlah stok barang yang tersedia secara real-time.

• Menghindari kelebihan atau kekurangan stok barang yang dapat merugikan perusahaan.

• Memastikan bagian operasional bisa memenuhi kebutuhan customer/client sehingga customer/client selalu mendapatkan produk yang mereka cari yang menyebabkan meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan.

• Mengetahui penyebab utama kehilangan stok, seperti pencurian, kesalahan pencatatan, atau kerusakan barang.

• Mempermudah proses audit dan pelacakan barang.

Odoo adalah sebuah aplikasi ERP (Enterprise Resource Planning) berbasis open-source yang dirancang untuk membantu bisnis dalam mengelola berbagai aspek operasional perusahaan, seperti keuangan, inventaris, penjualan, manufaktur, dan sumber daya manusia. Saat ini versi terakhir dari odoo adalah versi ke-18.

Odoo versi 18 menyediakan berbagai jenis laporan stok barang yang membantu perusahaan dalam mengelola persediaan dengan lebih efisien dan real-time.Dengan laporan stok barang ini, perusahaan dapat memantau pergerakan stok, menganalisis valuasi inventaris, dan mengoptimalkan pengelolaan gudang.

Berikut adalah jenis-jenis laporan stok yang tersedia di Odoo versi 18 dan fungsinya: 

Laporan ini memberikan informasi tentang jumlah stok barang yang tersedia di gudang pada suatu waktu tertentu.

Pada laporan stok barang ini data yang ditampilkan adalah:

• Product

• Product Category

• On Hand

• Free to Use

Laporan ini mencatat semua pergerakan stok, baik itu barang masuk, keluar, atau transfer antar gudang.

Pada laporan pergerakan stok ini data yang ditampilkan adalah:

• Date: tanggal dan jam berapa pergerakan stok barang dilakukan

• Reference: nama dokumen atas perpindahan stok barang

• Product: nama produk dari stok barang

• From: lokasi awal dari stok barang

• To: lokasi tujuan dari stok barang

• Quantity: jumlah stok barang yang bergerak

• Done By: siapa yang melakukan pergerakan barang

Dengan data-data yang ditampilkan dalam laporan pergerakan stok ini, perusahaan dapat mengetahui segala pergerakan stok barang.

Berikut cara melakukannya di Odoo:

Laporan lokasi stok barang ini untuk melacak dan menganalisis stok berdasarkan lokasi tertentu dalam sistem inventaris. Lokasi ini tidak selalu merupakan lokasi fisik tetapi bisa berupa lokasi virtual yang digunakan untuk keperluan pelaporan dan analisis.

Pada laporan lokasi stok barang ini data yang ditampilkan adalah:

• Location: lokasi dimana stok barang berada

• Product: nama produk dari stok barang

• Lot/Serial Number: nomor lot (lebih sering dikenal batch number) atau serial number jika produk tersebut di-maintain nomor lot atau serial numbernya

• On Hand Quantity: jumlah stok barang secara fisik

• Reserved Quantity: jumlah stok barang yang di-booking untuk sebuah transaksi

• Available Quantity: jumlah stok barang yang siap dijual

• Value: nilai aset/harta dari stok barang

Dengan data-data yang ditampilkan dalam laporan lokasi stok barang ini, perusahaan bisa mengetahui secara detail sebuah produk ada di lokasi mana, jumlah fisik stok barang, jumlah stok barang yang sudah di-booking, jumlah stok barang.

Berikut cara melakukannya di Odoo:

Fitur yang tidak kalah menariknya yaitu untuk report-report di atas, odoo bisa meng-exportnya dalam bentuk file Excel.

Berikut report yang di-export dalam bentuk file Excel: 

Tidak memiliki laporan stok barang dapat membawa dampak serius bagi operasional dan kelangsungan bisnis. Tanpa laporan yang akurat, perusahaan berisiko mengalami:

• Kehilangan barang yang tidak terdeteksi, seperti kasus pencurian internal di supermarket.

• Kehabisan stok untuk produk yang sedang banyak diminati, seperti pada toko kosmetik, yang menyebabkan kehilangan potensi penjualan dan pelanggan beralih ke kompetitor.

Solusi seperti yang ditawarkan ERP Odoo sangat membantu dalam menyediakan laporan stok barang, laporan pergerakan stok, dan laporan lokasi stok barang secara detail, akurat, dan dapat diekspor ke Excel untuk keperluan analisis lebih lanjut. Dengan pemanfaatan sistem ERP Odoo, perusahaan dapat mengelola stok barang secara lebih efisien dan responsif terhadap kebutuhan pasar.