Dalam dunia bisnis, terutama yang berkaitan dengan proses pengadaan, istilah Purchase Order (PO) sering kali muncul. PO adalah dokumen penting yang digunakan untuk memesan barang atau jasa dari pemasok. Namun, masih banyak yang belum memahami secara mendalam apa itu PO, bagaimana fungsinya, dan perbedaannya dengan dokumen lain seperti invoice. Artikel ini akan membahas secara detail pengertian Purchase Order dan bagaimana perannya dalam operasional bisnis.
1. Apa Itu Purchase Order (PO)?
Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pembeli kepada pemasok sebagai bukti pemesanan barang atau jasa. Dokumen ini berisi rincian lengkap mengenai barang atau jasa yang dipesan, termasuk jumlah, harga, syarat pembayaran, serta tanggal pengiriman yang disepakati.
PO berfungsi sebagai kontrak awal yang memastikan bahwa transaksi berjalan dengan baik, mengurangi risiko kesalahan, dan memberikan kejelasan bagi kedua belah pihak.
2. Perbedaan Purchase Order dan Invoice
3. Fungi Purchase Order Bagi Perusahaan
Menggunakan Purchase Order dalam proses bisnis memiliki beberapa manfaat penting, di antaranya:
Menjamin Kejelasan Pemesanan
memastikan bahwa pemasok memahami secara jelas apa yang dipesan oleh pembeli, termasuk jumlah dan spesifikasinya.Meningkatkan Kontrol dan Transparansi
PO membantu perusahaan dalam melacak pesanan, mencegah pengeluaran yang tidak terencana, serta mempermudah proses audit keuangan.Mengurangi Risiko Kesalahan
Dengan adanya dokumen tertulis, risiko kesalahpahaman antara pembeli dan pemasok dapat dikurangi.Mempermudah Manajemen Inventaris
Purchase Order membantu dalam perencanaan stok, sehingga perusahaan dapat menghindari kekurangan atau kelebihan barang.Menjadi Dasar Pembuatan Invoice
PO menjadi referensi bagi pemasok dalam membuat invoice setelah pesanan dikirim.
4. Contoh Dokumen Purchase Order
Berikut ini adalah salah satu contoh dari purchase order yang dapat digunakan sebagai referensi dalam proses transaksi pembelian.
Dengan memahami purchase order, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dalam pengadaan barang dan jasa serta meminimalkan risiko kesalahan dalam transaksi. Contoh ini dapat menjadi referensi yang bermanfaat.
5. Purchase Order Fisik vs Digital, Lebih Baik Mana?
Pemilihan antara PO fisik dan digital tergantung pada kebutuhan bisnis. Jika perusahaan masih beroperasi dengan sistem tradisional dan sering berurusan dengan vendor yang lebih konvensional, PO fisik mungkin masih relevan. Namun, untuk bisnis yang ingin meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan mempercepat proses pengadaan, PO digital menjadi pilihan yang lebih unggul.
Dengan semakin berkembangnya teknologi dan kebutuhan akan kecepatan dalam proses bisnis, penggunaan PO digital semakin disarankan. Namun, penting juga untuk memastikan sistem keamanan yang baik agar data tetap terlindungi. Bagaimanapun, transisi dari PO fisik ke digital bisa dilakukan secara bertahap.
6. Odoo Menawarkan Modul Purchase Order
Odoo ERP adalah sistem manajemen bisnis menawarkan berbagai modul, termasuk Purchase Order (PO). Berikut adalah beberapa poin penting terkait penggunaan Odoo ERP dalam pengelolaan Purchase Order.
A. Fitur Utama Modul Purchase di Odoo ERP
Odoo menyediakan fitur otomatisasi dan pengelolaan Purchase Order (PO) dengan beberapa keunggulan:
✅ Pembuatan PO Otomatis – Odoo dapat membuat PO secara otomatis berdasarkan stok minimum atau permintaan pembelian.
✅ Manajemen Vendor – Dapat menyimpan daftar pemasok, harga, dan histori transaksi.
✅ Integrasi dengan Inventaris – PO akan langsung memperbarui stok setelah barang diterima.
✅ Otomasi Approval – Bisa mengatur proses persetujuan PO berdasarkan aturan bisnis.
✅ Faktur dan Pembayaran – PO terintegrasi dengan sistem akuntansi untuk pembayaran otomatis.
B. Proses Purchase Order di Odoo ERP
1. Membuat RFQ (Request for Quotation) – Permintaan penawaran dikirim ke pemasok.
2. Konfirmasi & Buat PO – Setelah penawaran diterima, sistem otomatis membuat PO.
3. Validasi & Persetujuan – PO bisa disetujui oleh manajer sebelum dikirim ke pemasok.
4. Penerimaan Barang – Barang yang dipesan dicatat dalam inventaris saat diterima.
5. Pembuatan Faktur & Pembayaran – Setelah barang diterima, invoice dibuat dan pembayaran diproses.
C. Integrasi Modul Purchase dengan Modul Lain di Odoo
🔹 Inventaris – Secara otomatis memperbarui stok saat barang masuk.
🔹 Akuntansi – Mengelola pembayaran dan pencatatan biaya PO.
🔹 Manufaktur (MRP) – Menghubungkan PO dengan produksi.
🔹 Sales & CRM – Bisa menghubungkan PO dengan pesanan pelanggan.
Arkana, sebagai salah satu gold partner Odoo, berkomitmen untuk mendukung transformasi digital bisnis di Indonesia. Dengan tim konsultan berpengalaman di berbagai industri, kami siap membantu mengimplementasikan Odoo secara optimal sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
