“Yang paling terasa adalah dalam manajemen siklus hidup karyawan. Dulu, proses update data karyawan harus dilakukan manual satu per satu yang memakan waktu berhari-hari. Sekarang, perubahan data massal bisa dilakukan dalam hitungan menit. Selain itu, pembuatan surat mutasi dan kontrak karyawan yang dulunya memakan waktu 30-60 menit per dokumen karena harus input data manual ke template Word, kini otomatis ter-generate dari sistem hanya dalam sekali klik. Ini menghemat waktu tim HR hingga lebih dari 80%.”
Bidang usaha / industri : Transhipment
Lokasi
Jakarta, Cilegon, Palembang
Industri
Logistic
Jumlah Cabang
4
Company Size
988
The necessity to change: Fragmented HR Data within the company
PT Karya Pacific Shipping menghadapi tantangan klasik organisasi yang berkembang: fragmentasi data SDM. Pengelolaan hampir 1.000 karyawan menjadi semakin kompleks ketika proses administrasi masih dilakukan secara manual dan tersebar di berbagai platform—mulai dari pencatatan kehadiran, pengelolaan mutasi & kontrak, hingga data karyawan.
Momen krusial terjadi ketika volume operasional dan jumlah karyawan tidak lagi dapat ditopang oleh pendekatan konvensional.
Kondisi ini menciptakan hambatan dalam sinkronisasi data antar departemen. Dampaknya: Inefisiensi waktu dan tenaga tim HR dalam menjalankan tugas harian.
Risiko paling signifikan dari situasi ini adalah:
Tingginya potensi human error
Keterlambatan penyajian data
Proses verifikasi berulang sebelum keputusan strategis dapat diambil
Arkana HCM as the solution
PT Karya Pacific Shipping membutuhkan platform terintegrasi yang mampu mengikuti kompleksitas operasional dan pertumbuhan organisasi. PT. KPS memilih Arkana HCM dengan misi: menyederhanakan proses HR, meningkatkan akurasi data, serta memastikan konsistensi pengelolaan SDM lintas lokasi dan kru kapal.
Key Reasons for Selecting Arkana HCM
End-to-end HR in one system: Arkana HCM menyediakan pengelolaan SDM menyeluruh—mulai dari rekrutmen, onboarding, manajemen data karyawan, hingga shift, lembur, dan time-off—dalam satu platform terintegrasi yang menghilangkan fragmentasi proses.
Flexible and customizable to specific needs: Arkana HCM dirancang fleksibel untuk menyesuaikan kebutuhan operasional PT Karya Pacific Shipping, dengan kustomisasi proses dan kebijakan HR agar selaras dengan dinamika bisnis dan karakteristik organisasi.
Scalable to support future growth: Arkana HCM dibangun untuk mendukung pertumbuhan organisasi, memungkinkan penambahan jumlah karyawan, lokasi, dan kompleksitas operasional tanpa mengorbankan konsistensi data dan proses.“Kami sangat mengapresiasi empati dan fleksibilitas mereka. Tim Arkana tidak hanya memaksakan sistem, tetapi bersedia mendengarkan kebutuhan unik kami dan mencari solusi kreatif yang paling efektif untuk diterapkan di lapangan.”
Dimas – IT Supervisor, PT Karya Pacific Shipping
Kelola 980+ Karyawan Jadi Lebih Mudah dan Cepat
Sebelumnya, pembuatan surat kontrak dan mutasi karyawan masih dilakukan secara manual melalui template Word, sehingga memakan waktu dan kurang efisien untuk mendukung dinamika operasional pelayaran. Dengan proses yang kini terotomatisasi, beban administratif tersebut berkurang signifikan dan menghemat waktu tim HR hingga lebih dari 80%
Seamless Onboarding Experience
Arkana HCM menyederhanakan proses onboarding yang sebelumnya manual menjadi alur end-to-end dalam satu sistem terintegrasi—mulai dari pengisian data kandidat, komunikasi yang lebih cepat dengan undangan interview WhatsApp otomatis, hingga data kandidat otomatis menjadi data karyawan setelah proses hiring selesai.
Hasilnya, seluruh proses onboarding menjadi mudah ditelusuri (trackable) dengan data yang konsisten di setiap tahap.
Dashboard Analytics: Visibilitas Penuh untuk Pengambilan Keputusan Berbasis Data
Dengan dashboard real-time dari Arkana HCM, manajemen kini memiliki visibilitas penuh terhadap kondisi SDM—mulai dari kehadiran, status kontrak, hingga data karyawan lintas lokasi dan kru kapal.
Akses data yang cepat dan akurat ini memungkinkan:
- Pengambilan keputusan yang lebih tepat
- Respons yang lebih cepat terhadap kebutuhan operasional
- Perencanaan SDM yang lebih terukur dan strategis
Reliable Shift and Overtime Management for Daily Operations
Dengan Arkana HCM, pengelolaan shift dan lembur karyawan menjadi lebih akurat dan terkendali. Pengaturan shift per grup, variasi jam kerja dan waktu istirahat, hingga pencatatan lembur yang terintegrasi otomatis dengan validasi tier lembur dikelola dalam satu sistem terpusat.
Sehingga, perhitungan jam kerja dan lembur menjadi konsisten, risiko kesalahan administrasi menurun, dan efisiensi operasional meningkat.
The Result: A More Connected and Data-Driven HR Operation
Implementasi Arkana HCM membawa perubahan nyata dalam cara PT Karya Pacific Shipping mengelola sumber daya manusia. Proses HR yang sebelumnya memakan waktu dan tersebar kini terintegrasi dalam satu sistem yang lebih stabil dan terstruktur, sehingga alur kerja HR menjadi lebih sederhana dan konsisten di seluruh organisasi.
Hasilnya, produktivitas tim HR meningkat signifikan, beban administratif berkurang, dan visibilitas data menjadi lebih jelas dan dapat dipercaya. Dengan fondasi sistem yang lebih kuat, tim HR dapat bekerja lebih fokus, lebih tenang, dan lebih strategis dalam mendukung operasional serta pertumbuhan perusahaan.
Building a Stronger HR Foundation
Implementasi Arkana HCM di PT Karya Pacific Shipping menunjukkan bahwa digitalisasi HR bukan sekadar tentang sistem, tetapi tentang membangun fondasi kerja yang lebih rapi, konsisten, dan siap bertumbuh. Dengan proses yang terintegrasi dan data yang terkelola dengan baik, HR dapat bergerak lebih cepat tanpa kehilangan kontrol.
Ketika beban administratif berkurang dan visibilitas data meningkat, tim HR memiliki ruang untuk bekerja lebih strategis—mendukung operasional, menjaga kepatuhan, dan menyiapkan organisasi untuk skala yang lebih besar.
Di tengah tantangan pengelolaan SDM yang semakin kompleks, pertanyaannya bukan lagi apakah HR perlu bertransformasi, tetapi:
Apakah sistem HR Anda sudah cukup kuat untuk mendukung pertumbuhan bisnis ke depan?
