Sebelum jauh melangkah, kita akan membahas dua buah proses bisnis yang sudah sangat umum untuk dilakukan, tapi sebagian besar dari kita mungkin tidak mengenalnya secara umum.
Aneh kan? umum dilakukan, tapi tidak umum kenal. Karena proses dibawah ini hampir pasti ada dalam skema bisnis retail, terjadi secara natural, namun jarang membahas prosesnya secara baku atau secara detail.
Proses tersebut adalah Order to Cash dan Procure to Pay. Istilah yang asing kan? ya, ini adalah proses baku dari pengadaan barang & penjualan.
Order to Cash. secara generik, Order to Cash adalah aktivitas pemrosesan order.
Order to cash atau yang biasa disebut dengan O2C adalah proses pencatatan penjualan dari mulai pesanan masuk hingga penyerahan barang diterima oleh konsumen.
Kebanyakan orang beranggapan bahwa proses order to cash itu sudah selesai ketika pelanggan telah membayarnya, tetapi masih ada beberapa langkah penting juga setelah itu. Sepanjang perjalanan O2C setiap aktivitas harus dicatat dan dianalisis agar mendapatkan peluang untuk pengoptimalan dan peningkatan bisnis.
Pada gambar di atas menjelaskan bahwa pergerakan selama terjadinya proses O2C, sistem harus mencatat setiap perjalanan selama proses O2C berlangsung, dan termasuk pada saat melacak pesanan pada setiap tahap. Dengan cara seperti ini setiap perusahaan dapat menjaga para pelanggan agar tetap mengetahui pesanan mereka. Selanjutnya, untuk menciptakan O2C yang optimal dan meningkatkan hubungan dengan pelanggan, pada proses order to cash dibagi menjadi 7 bagian :
1. Manajemen Pesanan
Proses tersebut adalah Order to Cash dan Procure to Pay. Saat ini sistem manajemen pesanan telah dibuat secara otomatis, hal ini pun melibatkan pelacakan pada seluruh proses O2C memerlukan beberapa bagian yang berjalan, sering kali dikendalikan oleh toko online yang berbeda-beda. Jika kamu pernah berjualan di berbagai marketplace solusi terbaik agar bisnis kamu menjadi lebih efisien adalah menggunakan sistem omni-channel yang dapat diintegrasikan secara otomatis dari berbagai toko online.
2. Manajemen Kredit
Pada tahap proses ini melibatkan penerimaan pembayaran untuk pesanan pelanggan. Setelah pelanggan mengirimkan pesanannya secara online, pada gateway pembayaran akan membaca detail kartu kredit yang digunakan dan mengirimkan informasi tersebut ke tahap proses pembayaran
3. Pemenuhan Pesanan
Pada inventory management yang telah dibuat secara otomatis, hasil dari inventory tersebut harus dibuat secara real-time agar menghindari penerimaan pesanan yang tidak dapat diselesaikan, Jika pesanan sedang overload, kamu perlu mengingatkan kepada pelanggan atau membatalkan pesanan, karena akan berakibat terjadinya penagihan pesanan. Pesanan yang dikirim untuk fulfillment biasanya berbentuk format digital.
4. Pengiriman Pesanan
Keberhasilan pengiriman pesanan tergantung pada logistik produk, itulah sebabnya mengapa bagian pengiriman dari proses O2C perlu diaudit secara teratur untuk memastikannya apakah telah memenuhi standar kinerja atau tidak. Data dari manajemen pesanan dan pemenuhan harus segera diperbarui untuk tim pengiriman sehingga mereka dapat merencanakan pengiriman di sekitaran jadwal penjemputan operator dan dapat mengantarkan pesanan ke pelanggan dengan tepat waktu.
5. Faktur Pelanggan
Seperti halnya dengan segala sesuatu yang berhubungan dengan manajemen kredit, keterlambatan dan ketidakakuratan pada faktur dapat menjadi kegagalan dan menyebabkan masalah pembayaran yang mengganggu alur dari kas perusahaan. Ketika faktur yang akurat dikirim pada jadwal yang telah ditetapkan, pada bagian accounting dapat secara efektif memperkirakan arus kas masuk dan merencanakan pengeluaran yang sesuai.
6. Piutang Usaha
Piutang usaha melibatkan proses pelacakan dan pengolahan faktur yang belum dibayar dari barang yang sudah disiapkan. Pencatatan ini biasanya berisi (tanggal penjualan, untuk siapa, jumlah uang terutang, dan kapan pembayaran akan jatuh tempo). Ketentuan isi dari pencatatan ini bisa berubah-ubah tergantung persyaratan dari tempat kredit.
7. Pelaporan dan Manajemen Data
Pada proses O2C terakhir, dengan software yang saling terhubung dapat melihat kinerja berdasarkan data dari tahap order to cash. Data yang sudah dikumpulkan kemudian dianalisis oleh perusahaan untuk melihat dan menganalisis, dengan begitu para pemimpin perusahaan dapat melihat bagaimana proses aliran keseluruhan O2C mereka yang mempengaruhi hal lain dalam perkembangan perusahaan, karena pengambilan keputusan perusahaan yang tepat berdasarkan data dari pesanan penjualan.
Apa itu Procure-to-Pay?
Selanjutnya kita akan sedikit bahas mengenai Procure-to-Pay, atau secara generik bisa dianggap sebagai proses pengadaan barang.
Procure to pay adalah proses melakukan pengadaan barang yang diterima atas aset perusahaan sampai diterima. Procure-to-pay biasanya ditemukan pada B2B (business to business) dimana pembelian yang dilakukan, baik produk maupun jasa yang ditawarkan dalam jumlah yang besar.
Sebagai contoh adalah Arkana, merupakan B2B yang bergerak dibidang teknologi dengan menawarkan jasa customization Odoo ERP, serta integrasi antar marketplace atau biasa dikenal dengan sebutan omnichannel.
Procure-to-pay sendiri bukanlah suatu teknologi, melainkan proses yang berkaitan dengan procurement. secara umum, Procure-to-pay (P2P) memiliki tiga proses utama dalam siklus procurement, yaitu permintaan, pembelian, dan pembayaran.
Selanjutnya siklus procure to pay mempunyai sejumlah proses yang melibatkan banyak pihak dalam suatu perusahaan. Meski tiap perusahaan memiliki proses P2P masing-masing, umumnya proses ini berjalan sebagai berikut:
Ini merupakan gambaran proses bisnis yang terjadi pada siklus Procure-to-Pay. Secara umum proses dimulai dari identifikasi kebutuhan bisnis pada Purchase Requisition (PR) atau daftar permintaan serta persetujuan dari Purchase Requisition. Selanjutnya diteruskan pada pemilihan vendor. Jika sudah maka dibuatlah Purchase Order (PO) dimana jika sudah keluar PO akan dilanjutkan kepada Vendor dalam bentuk notifikasi. PO keluar disusul dengan pemilihan metode pengiriman oleh vendor. Setelah barang berpindah dari warehouse ke pengiriman dan diterima dengan baik, kemudian dilanjutkan pencocokan faktur dan keluarnya tagihan pembayaran. Setelah tagihan keluar maka diakhiri dengan proses pembayaran kepada vendor.
Dengan begitu terdapat 9 tahapan pada procure to pay sebagai berikut:
1. Identifikasi Kebutuhan Bisnis
Langkah awal dalam proses procure-to-pay adalah melakukan identifikasi tentang kebutuhan apa saja yang diperlukan dari setiap departemen atau unit perusahaan yang menunjang bisnis di perusahaan. Melakukan klasifikasi dan spesifikasi untuk nantinya mengisi formulir requisition atau permintaan pembelian.
2. Buat Permintaan Pembelian (Purchase Requisitions)
Kebutuhan bisnis di perusahaan yang mencakup produk dan layanan, telah diidentifikasi dan disetujui oleh manajemen atau departemen di perusahaan, maka formulir permintaan pembelian dibuat. Manajemen menyerahkan formulir permintaan pembelian yang telah diisi sehingga purchase requisitions dapat dibuat untuk semua jenis pengadaan mulai dari pembelian standar hingga subkontrak dan pengiriman.
3. Pertujuan Purchase Requisitions
Setelah mengajukan permintaan pembelian (purchase requisitions), divisi procurement dan keuangan akan melakukan peninjauan terkait beberapa indikator kelayakan dari requisitions tersebut. Peninjauan kelayakan diukur dengan melakukan evaluasi kebutuhan, verifikasi anggaran yang tersedia, serta kelengkapan data terkait requisitions. Apabila permintaan disetujui, purchase requisitions akan diteruskan ke divisi pembelian agar bisa dibuatkan purchase order.
4. Buat Pesanan Pembelian (Purchase Order)
Setelah daftar purchase requisitions disetujui, divisi procurement akan memilih vendor terbaik dan paling cocok sesuai dengan permintaan, pemilihan vendor akan dilihat dari daftar pemasok yang sebelumnya telah disetujui. Divisi procurement kemudian membuat pesanan pembelian dalam sistem yang secara otomatis diarahkan untuk persetujuan dan dikirimkan ke vendor terkait.
5. Persetujuan Purchase Order (PO)
Pesanan pembelian yang telah disetujui oleh pihak vendor kemudian akan dikirimkan ke vendor. Setelah meninjau purchase order, vendor dapat menyetujui, menolak, atau memulai negosiasi ke perusahaan. Ketika divisi procurement menyetujui pesanan pembelian, maka kontrak yang mengikat secara hukum diaktifkan.
6. Penerimaan Barang atau Jasa
Setelah vendor mengirimkan barang/jasa yang dijanjikan, divisi terkait akan memeriksa produk atau jasa yang dikirimkan untuk memastikan bahwa itu sesuai dengan persyaratan kontrak. Apabila pengiriman barang/jasa telah sesuai dengan standar yang ditentukan dalam kontrak pembelian atau pesanan pembelian, vendor akan mengirimkan faktur ke departemen utang usaha. Kemudian, pengadaan akan memasukkan informasi pengiriman ke dalam sistem.
7. Pencocokan Faktur (Invoice)
Setelah vendor mengirimkan faktur ke departemen utang usaha, faktur akan secara otomatis dicocokkan dengan purchase order dan penerimaan barang. Selama semua barang/jasa cocok dalam ambang batas yang disepakati, faktur secara otomatis diajukan untuk persetujuan.
8. Persetujuan Faktur (Invoice)
Faktur atau tanda terima vendor yang telah disetujui dan tidak ditemukan adanya ketidaksesuaian, makan faktur akan diteruskan ke divisi atau tim keuangan untuk proses pencairan pembayaran.
9. Pembayaran Vendor
Divisi keuangan akan memproses pembayaran sesuai dengan ketentuan kontrak yang berlaku. Pembayaran yang dikirimkan kepada vendor akan termasuk dalam salah satu dari lima jenis berikut: pembayaran di muka, sebagian, kemajuan atau angsuran, final, dan pembayaran penahanan/penahanan. Metode pembayaran dapat bervariasi, dari perusahaan ke perusahaan. Meskipun kami merasa bahwa pembayaran elektronik seperti kartu kredit virtual adalah cara yang paling efisien dan hemat biaya untuk membayar pemasok, banyak perusahaan masih mengandalkan cek kertas dan uang tunai.
Sebenarnya proposes Order-to-cash dan Procure-to-pay itu tidak asing kan?
hanya saja, kita jarang membahas keduanya secara makro. Para pelaku usaha, terutama mereka yang sedang berkembang, banyak menghabiskan tenaga di eksekusi proses, sehingga sering luput untuk menganalisa proses bisnis secara makro.
Namun proses bisnis diatas adalah proses standar yang distandarkan melalui proses implementasi ERP. Diantaranya dengan implementasi modul core milik odoo ERP.
Apakah anda familiar dengan konsep ERP? coba masuk ke link disini untuk membahas ERP lebih jauh.